Wat is public design en wanneer kan ik het gebruiken

Wat is public design

Public design is het toepassen van design denken op vraagstukken van de (Rijks)overheid. Het begint met het centraal stellen van alle betrokkenen, denk aan eindgebruikers, collega’s of andere belanghebbenden. Het public-design-proces is co-creatief en iteratief van aard. Je gaat met elkaar aan de slag in kleine stappen en je borduurt steeds voort op de uitkomsten.  Het begint met samen bedenken wat het precieze vraagstuk is, voordat je in de oplossings-modus schiet. Tijdens dit proces richt je je met elkaar op de ontwikkeling van tastbare concepten. Dat creëert een gedeeld beeld en zorgt ervoor dat je de ideeën meteen in de echte wereld kunt testen.

Wanneer kan ik public design gebruiken

Public design kan goed worden ingezet bij complexe maatschappelijke vraagstukken die lastig te overzien zijn of moeilijk door één organisatie kunnen worden aangepakt. Door het toepassen van design denken ontstaat een nieuw perspectief doordat ook rekening wordt gehouden met drijfveren en onderliggende behoeftes.

Elke public-design-opgave is te herleiden tot de formule: Wat + Hoe = Waarde. Een designopgave wordt ‘idealiter’ gekenmerkt door het idee dat de ‘WAARDE’ al bekend is (stijgende vaccinatiegraad,  klimaatbestendigheid). Maar nog onbekend is wie wat moet gaan doen en op welke manier.

Door de volgende vragen met ja/nee te beantwoorden kun je erachter komen of jouw vraagstuk geschikt is voor public design:

• Is het vraagstuk complex? Is het lastig om grip krijgen op de aard van de uitdaging en mogelijke oplossingen?
• Zijn er bij het vraagstuk meerdere organisaties of perspectieven die een rol spelen?
• Staat bij het vraagstuk (voor een groot deel) nog open wie wat moet gaan doen om een oplossing te bereiken?
• Staan de betrokken organisaties (ambtelijk en/of bestuurlijk) open voor vernieuwing?
• Is er (ambtelijk en/of bestuurlijk) ruimte om een andere mogelijke oplossing (dan de organisatie zelf had bedacht) ook echt uit te voeren?
• Zijn er mensen binnen je organisatie die lef en doorzettingsvermogen hebben om door middel van een andere aanpak met het vraagstuk aan de slag te gaan?
• Is er de wil en mogelijkheid om transparant te zijn zowel binnen als buiten de overheid?

Hoe meer vragen je met ‘ja’ hebt beantwoord hoe groter de kans dat jouw organisatie er klaar voor is om public design op een vraagstuk toe te passen.

Hoe ziet de aanpak met public design eruit

De aanpak met public design bestaat uit zes stappen. Samen vormen ze het Public Design Wiel. Public Design trajecten besteed je niet (geheel) uit, maar je participeert er als organisatie actief in. Het verhogen van het empathisch vermogen van een organisatie is één van de opbrengsten van een designtraject. Aanwezigheid en actieve deelname aan de verschillende fases is essentieel, maar ook inspirerend en het geeft nieuwe energie.

Hieronder staat een voorbeeldaanpak met de concrete werkzaamheden per stap. In de praktijk kunnen de stappen en werkzaamheden deels overlappen en - afhankelijk van de vraagstelling - aangepast worden. Per project wordt bepaald welke tijdspanne gewenst is. Dat varieert van een pressure cooker waarin alle stappen binnen een paar dagen doorlopen worden tot enkele weken of maanden. 

Wat kan het opleveren

• Vergroten empathisch vermogen
  Doordat je je in de empathiefase verdiept in de belevingswereld van andere belanghebbenden ontstaat er meer empathie voor andere opvattingen en meningen.
• Meer vertrouwen & breder gedragen oplossingsrichtingen
  Alle belanghebbenden worden op verschillende momenten in het proces betrokken. Dit zorgt voor een breder draagvlak van de oplossingen en meer vertrouwen.
• Gedeeld beeld
  Gesprekken worden gezamenlijk uitgevoerd. Zo worden de verschillende inzichten door het hele team opgehaald en gedeeld met elkaar, zodat iedereen steeds eenzelfde vertrekpunt heeft.
• Meer samenwerking & reductie doorlooptijden
  Tijdens de gezamenlijke werksessies wordt veel werk verzet dat anders door individuen zou worden verricht. Door minder te vergaderen en te praten kun je sneller stappen maken.
• Nieuwe ideeën
  Ons zicht is beperkt doordat wij door bepaalde frames naar de werkelijkheid kijken. Dat is menselijk. Door deze frames expliciet te maken en met elkaar op zoek te gaan naar nieuwe frames (reframing) kunnen wij met elkaar tot nieuwe ideeën komen en nieuwe oplossingen vinden voor bestaande problemen.
• Oplossing die aansluit bij behoeften
  Omdat er in kleine stappen naar de oplossing wordt toegewerkt en je een oplossing steeds test, kun je sneller denkfouten opsporen en onderliggende uitdagingen ontdekken.

Wat zijn raakvlakken met andere communicatiemethoden

Public design heeft raakvlakken met andere werkwijzen binnen de overheid. Welke werkwijze het best past bij jouw vraagstuk is maatwerk. Het een sluit het ander ook niet uit.

Strategisch omgevingsmanagement

Deze werkwijze is bedoeld om een dialoog aan te gaan en belanghebbenden te betrekken bij beleids- en besluitvormingsprocessen. Bij public design ligt de nadruk op co-creatie om te komen tot oplossing die uitgewerkt kan worden in een tastbaar concept aan de hand van creatieve werksessies. Bij SOM ligt de nadruk meer op het analyseren van belangen en projectmatig werken.

Gedragskennis

Als het gaat om gedrag wordt er binnen de overheid gewerkt met CASI (= Communicatie Activatie Strategie Instrument). Je zet dit in als de focus ligt op het (veranderen van) gedrag waarbij communicatie een belangrijk instrument is, al dan niet in combinatie met andere beleidsinstrumenten. Bij public design worden  alle belanghebbenden (dus bijv. ook gebruikers, inwoners, etc.) actief betrokken bij alle fases van het proces, ook bij het meedenken over oplossingen. Bij CASI kan dit ook, maar dit wordt nu nog weinig gedaan. 

Dilemmalogica

Dilemmalogica staat voor actief en vroegtijdig het contact aangaan met betrokkenen. Dilemmalogica wil de communicatie vanuit de overheid zo goed mogelijk laten aansluiten bij diegenen waarop de communicatie gericht is. Public design kan ook betrekking hebben op communicatie, maar de insteek is vaak breder. Vaak is van tevoren immers nog niet bekend welke mogelijke oplossing wordt gevonden voor een vraagstuk. 

Meer informatie

Meer informatie over public design en de toepassing ervan binnen de (rijks)overheid is te vinden in de handreiking Design bij de (Rijks)overheid (pdf).