Factsheet: Machtigen

Publicatie | 14-01-2022

Aanleiding

Bij meerdere onderzoeken naar verschillende levensgebeurtenissen kwam machtigen terug als onderwerp. Daarbij viel op dat er een verschil is tussen hoe het juridisch zou moeten en hoe mensen het in de praktijk regelen. De overheid gaat ervan uit dat mensen per taak en organisatie een machtiging regelen via DigiD Machtigen. In de praktijk wisselen mensen vaak de inloggegevens van hun eigen DigiD uit.

Wat is machtigen?

Met een machtiging kan iemand anders online zaken voor je regelen. Dat kan handig zijn wanneer je dat zelf niet (meer) kan, tijdelijk in het buitenland verblijft of langdurig ziek bent. Bijvoorbeeld het doen van belastingaangifte, aanvragen toeslagen of studiefinanciering.

Wil je iemand machtigen dan kun je dat regelen via DigiD Machtigen. Via DigiD Machtigen geef je aan welke taken iemand anders mag regelen en bij welke organisatie. Dit kan alleen bij organisaties die DigiD als inlogmiddel gebruiken. Niet alle organisaties waarbij je kan inloggen met DigiD, zijn aangesloten op DigiD Machtigen, terwijl die organisaties vaak wel gebruik kunnen maken van DigiD Machtigen.

Wanneer je iemand voor verschillende taken wilt machtigen, dan kan dat niet door 1 machtiging aan te vragen. Daarvoor moet je naar de rechter om iemand aan te stellen als bewindvoerder. Een volmacht of levenstestament wordt wel door bedrijven, maar niet door de overheid geaccepteerd om taken over te nemen van iemand.

Informeel machtigen gebeurt vermoedelijk op grote schaal

In het onderzoek zagen we dat bijna iedereen gebruikmaakt van 'informeel machtigen'. Dat wil zeggen: het geven van de DigiD-gebruikersnaam en ‑wachtwoord aan iemand die je vertrouwt, zodat zij zaken met de overheid kunnen regelen. Vermoedelijk gebeurt dit op grote schaal. De geïnterviewden zien dit als geaccepteerde (of gedoogde) en vooral praktische werkwijze. Vooral als er sprake is van een sterke vertrouwensband, veelal een ouder-kindrelatie, wordt de 'formele weg' soms niet eens verkend. Informeel machtigen wordt ervaren als gemakkelijk en snel. Formeel machtigen, waarbij officieel een machtiging via DigiD Machtigen wordt aangevraagd, wordt gezien als omslachtig en gedoe. Als het al bekend is bij betrokkenen.

Herhaaldelijk en per dienst machtigen is lastig in complexere situaties

De overheid vraagt voor veel taken een aparte officiële machtiging. Die kan door zowel machtiger als gemachtigde aangevraagd worden. De situatie van de machtiger is echter vaak complex door zijn fysieke en/of mentale toestand. Hierdoor is herhaaldelijk (bijvoorbeeld elk jaar) en per taak (bijvoorbeeld inkomstenbelasting, persoonsgebonden budget (pgb), huurtoeslag) machtigen onhandig. Bij een complexe situatie kost herhaaldelijk machtigen per dienst veel tijd, moeite en energie van zowel machtiger als gemachtigde. Zeker als het om mantelzorgers gaat die al veel tijd en energie stoppen in de zorg, is dit een extra belasting.

Uit eerder onderzoek is de aanname gedaan dat mensen meerdere machtigingen tegelijk willen kunnen geven. Om deze aanname te toetsen werd in een van de onderzoeken een alternatieve manier van machtigen getoond aan de respondenten. Hierin werd de mogelijkheid geboden om meerdere type diensten in 1 keer te kunnen regelen. Dit alternatief wordt erg gewaardeerd. De respondenten waardeerden de keuzemogelijkheid voor het type (bijvoorbeeld zorg of financiën) en/of hoeveelheid te machtigen diensten in combinatie met de rechten (mag iemand wijzigen of alleen inzien) en de looptijd van de machtiging (eenmalig of geen einddatum).

Machtigen is onderdeel van een geleidelijk proces van het overnemen van taken

In veel situaties worden zorg- en administratieve taken van de machtiger geleidelijk overgenomen, bijvoorbeeld door een mantelzorger. Gaat het in eerste instantie om het ophalen van medicijnen, een volgende stap kan het samen invullen van een aanvraag of een belastingaangifte zijn. Mensen willen zo lang mogelijk zelf dingen blijven doen en controle houden. De regie in het uitvoeren van de (officiële) taken verschuift daarom langzaam van de ene persoon naar de andere. Daardoor lijkt er geen logisch moment te zijn om te starten met formeel machtigen en wordt er lang gebruikgemaakt van de informele machtiging.

Keuze tussen formeel en informeel machtigen hangt van aantal factoren af

De keuze tussen formeel en informeel machtigen hangt voor de respondenten onder andere af van:

• Het vertrouwen en nabijheid in de relatie tussen machtiger en gemachtigde. Hoe sterker de band, hoe vaker de neiging is om informeel te machtigen. Hoe afstandelijker de relatie, hoe groter het gevoel van ongemak bij informeel machtigen en hoe sterker de wens om te formaliseren.
• Mate van afhankelijkheid. Wanneer de machtiger geleidelijk afhankelijker wordt, volgt de formele machtiging relatief laat.
• Informeel machtigen voelt laagdrempeliger voor machtiger en gemachtigde, en overzichtelijker voor gemachtigde waardoor deze een gevoel van controle heeft.
• Mate van het risico's van machtigen dat wordt ervaren. Verhoogde risico's versterken de neiging tot formeel machtigen. Respondenten denken hierbij aan zeer privacygevoelige informatie of taken waar meer kans is op misbruik (bijvoorbeeld bij het meegeven van een pinpas).
• Duur van de machtiging. Naarmate een machtiging voor langere duur is, is men meer geneigd om de machtiging formeel te maken.

Een volmacht of levenstestament betekent nog geen machtiging binnen de overheid

Een volmacht op papier (bijvoorbeeld bij wilsonbekwaamheid of een notariële volmacht of levenstestament) biedt nog geen machtiging voor overheidsorganisaties. Dit is bij de meeste respondenten onbekend. Mensen denken daardoor alles goed geregeld te hebben, maar dat geldt alleen voor bedrijven (banken, verzekeraars, et cetera) en niet voor overheidsorganisaties.

Alle gebruikte termen, processen en websites/apps maken het machtigen lastig te begrijpen

Sommige mensen hebben moeite met het begrijpen van de verschillen tussen 'DigiD', 'DigiD Machtigen' en 'machtigingscode' en het verschil met een 'volmacht'. Ook hebben ze moeite om onderscheid te maken tussen alle 'mijn'-omgevingen (MijnOverheid, mijnbelastingdienst, mijnUWV), de Berichtenbox, en de verschillende apps die horen bij DigiD en de Berichtenbox. Daarbij komt ook dat DigiD Machtigen redelijk onbekend is bij de respondenten en dat nog maar een beperkt aantal overheidsorganisaties is aangesloten op DigiD Machtigen. DigiD wordt als inlogmiddel juist weer door veel organisaties gebruikt, zowel binnen de overheid als buiten de overheid (bijvoorbeeld bij zorgverzekeraars en pensioenfondsen). Hierdoor is het voor mensen lastig al deze begrippen en diensten uit elkaar te houden.

Na overlijden van machtiger vervallen alle machtigingen

Na het overlijden van een machtiger vervallen alle machtigingen. Ook als de gemachtigde contactpersoon was, wordt opnieuw om contactpersonen gevraagd. Juridisch gezien is dit correct. Alleen door het vervallen van machtigingen is het voor nabestaanden moeilijk om de informatie te krijgen die zij nodig hebben. Dit komt ook doordat het al snel niet meer mogelijk is via de DigiD van de overledenen in te loggen bij bijvoorbeeld MijnOverheid en mijnpensioenovezicht.nl. Nabestaanden hebben behoefte aan overzicht en controle. Informatie over pensioenen, toeslagen en laatste belastingaangifte helpt daarbij. Respondenten staan positief tegenover een nabestaandenmachtiging. Dit kan bijvoorbeeld helpen bij het digitaal doen van belastingaangifte. Zeker voor jongeren die graag direct feedback willen en die digitale aangifte veiliger vinden dan papieren aangifte.

Meer informatie

Voor vragen kan je terecht bij de onderzoekscommunity voor informatie en dienstverlening, Onderzoekscommunity@minaz.nl.