Handleiding en uitvoeringsrichtlijn openbare agenda’s bewindslieden

Sinds het aantreden van het kabinet-Rutte III in oktober 2017 bieden de bewindslieden meer inzicht in hun publieke agenda-afspraken. Dit naar aanleiding van een toezegging van minister Plasterk in 2016 in reactie op de initiatiefnota Lobby in daglicht van de toenmalige Kamerleden Bouwmeester en Oosenbrug (beiden PvdA). Bewindslieden zijn zelf verantwoordelijk voor de compleetheid en juistheid van de agenda-informatie die namens hen bij de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) wordt aangeleverd. De medewerkers bij wie deze taak is belegd, hanteren hiervoor de Uitvoeringsrichtlijn openbare agenda’s bewindslieden.

Een keer per week leveren de ministeries een overzicht van publieke agenda-afspraken van hun bewindslieden, door hen afgelegde werkbezoeken en gehouden toespraken aan bij de redactie van Rijksoverheid.nl van de DPC. Daarbij kijken de ministeries zowel vooruit naar de komende week als terug op de voorgaande week. Eventuele wijzigingen in agenda-afspraken die zij de week ervoor hebben aangeleverd, geven zij wekelijks door. De redactie publiceert deze informatie vervolgens op Rijksoverheid.nl.

Niet alle activiteiten van bewindslieden worden opgenomen op de openbare agenda. De uitzonderingsgronden die vermeld zijn in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), vormen hiervoor het uitgangspunt. Zo worden privéafspraken niet vermeld en kan vanwege veiligheidsredenen worden besloten om optredens niet vooraf op de agenda te plaatsen. Deze optredens worden dan met terugwerkende kracht openbaar gemaakt.

Afspraken publicatie openbare agenda's bewindslieden op Rijksoverheid.nl

• Publiceer alle afspraken met externe partijen (fysiek, telefonisch en online) op Rijksoverheid.nl, behalve als de uitzonderingsgronden van de Uitvoeringsrichtlijn openbare agenda’s bewindslieden, waaronder die van de Wob/Woo toegepast moeten worden.
• Vermeld bij elk agenda-item dat gepubliceerd wordt, het onderwerp/thema, behalve als de uitzonderingsgronden van de uitvoeringsrichtlijn, waaronder die van de Wob/Woo toegepast moeten worden.
• Vermeld waar mogelijk bij elk agenda-item een contactpersoon van het betreffende ministerie inclusief diens contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres), bij wie geïnteresseerden zich kunnen melden als ze meer informatie willen hebben over het betreffende agenda-item.
• Blijf de openbare agenda wekelijks actualiseren, maar doe dit vanaf het aantreden van het nieuwe kabinet in ieder geval terugblikkend op de afgelopen week. Het met terugwerkende kracht publiceren van de agenda-items van de afgelopen week heeft de volgende voordelen:
  • De informatie die in de openbare agenda staat, is altijd correct, omdat er alleen afspraken worden opgenomen die ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Er kan meer informatie worden opgenomen bij bijvoorbeeld gesprekken, omdat achteraf duidelijk is over welk(e) onderwerp(en) de bewindspersoon en zijn of haar gesprekspartner(s) hebben gesproken. Dit vergroot de transparantie en geeft belanghebbenden, zoals Kamerleden, een beter beeld van de lobby richting bewindslieden.
  • Voor de medewerkers die bij de ministeries verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van de agenda-items, betekent deze aanpassing dat zij deze taak makkelijker kunnen inpassen in hun werkschema. Het moment van verzamelen heeft immers geen effect meer op de actualiteit van de gegevens. Het blijft mogelijk om ook afspraken die nog moeten plaatsvinden, op de openbare agenda te laten plaatsen. Bijvoorbeeld daar waar het een evenement betreft waar een ministerie media voor wil uitnodigen. Vaste afspraken zoals de Ministerraad (MR), de Rijksministerraad (RMR), de onderraden van de MR en Europese Raden worden in ieder geval wel van tevoren op de openbare agenda gepubliceerd.
  • De Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) is van mening dat het de kwaliteit en de compleetheid van de informatie op de openbare agenda ten goede komt, als de nadruk in het proces verschuift naar het terugblikken op afspraken die al hebben plaatsgevonden. Daarmee voldoet de openbare agenda ook meer aan de behoefte van de Kamer om zicht te hebben op de lobby richting bewindslieden.
• Zorg ervoor dat degene die de taak heeft om agenda-items aan te leveren directe toegang heeft tot de agenda van de bewindsperso(o)n(en). Als dat niet mogelijk is, zorg dan voor een efficiënt intern proces van verzamelen en afstemmen van de informatie voor de openbare agenda.
• Besteed rond de start van een nieuw kabinet extra aandacht aan de Uitvoeringsrichtlijn openbare agenda’s bewindslieden, zowel bij de nieuwe bewindslieden (in het constituerend beraad), als bij de medewerkers op de ministeries bij wie de taak van het aanleveren van agenda-items voor de openbare agenda is belegd. Dit geldt ook in het geval er tussentijds een nieuwe bewindspersoon aantreedt.

Met het oog op personele wisselingen, zowel ambtelijk als politiek, verdient het aanbeveling om dit onderwerp minimaal één keer gedurende een kabinetsperiode opnieuw onder de aandacht te brengen.

Pdf-versies van de uitvoeringsrichtlijn en handleiding

Download de pdf-versie van de Uitvoeringsrichtlijn en Handleiding Openbare agenda's bewindslieden.